想必收集过数据的朋友都遇到过这种头痛的情况，把表格发下去，让同事自己填写资料，收集回来的，各种数据格式五花八门，根本不能使用，如下图所示。像其中的日期格式不规范，如果我不说，大家还没注意到，有几位的身份证号码少填了一位数。

只有使用【数据】选项卡下的“有效性”命令，才能避免这些问题发生，有效性命令它的原理是通过各种限制条件来避免这些问题发生。

一、限制输入的内容

如上图《员工信息表》中的性别这一列，就出现了“男、男性、女、女性”，这四种情况，如果我现在要根据性别来做一个筛选，你说这种情况怎么办？只有在下发表格之前，我们就要做好限制，只能让他们输入我们指定的内容。

操作方法：以上面这幅图为例，选中性别这一列，然后选择【数据】选项卡，选择有效性命令

允许(A):这里选择序列，来源(S):这里输入“男、逗号（英文）女”

二、限制输入内容长度

上面说过，有些人的身份证号少了一位，不知道你们有没有看出来，像这种位数比较长的数据，肉眼很难一眼出看来，这个时候，用“有效性”命令就能够判断出身份证号码够不够18位。

操作方法：前面几步与上面相同，在允许(A):这里选择文本长度，数据(D):这里选择等于，数值(V):这里输入18（我们的身份证号码就是18位）

因为这个是同事填好再发给我们的，身份证号码不像性别那样，一看可以看出时候少写了位数，所以，我们在设置好有效性以后，通过圈释无效数据(I)才能得知那些数据不合格。

如果在一开始，就设置好有效性，那么不符合规则的数据，就根本没法输入进去。

三、限制输入内容的区间

对时间不敏感的同事，在写入职时间时就很容易出错，这个时候，我们就要建立一个时间区间——从建厂日到今天。

操作方法：前面几步与上面相同，在允许(A):这里选择日期，数据(D):这里选择介于，开始日期(S)：就写建厂日期，结束日期(N):就写今天。

细心的朋友会发现，我还设置了输入信息、和出错警告。先设置输入信息，是为了告诉填写表格的人，按指定的格式填写日期，防止日期格式错误，错误警告是告诉同事，日期你写错了，防止别人不知道错在哪里。

四、制作下拉列表

制作下拉列表就前面操作过了，这里就不再重复操作了，但是我想问问你们，制作下拉列表除了可以防止输入错误，还可以做什么？在企业中有一些信息是基本上不怎么变动的，例如性别、部门、在登记信息时，这些重复性的数据，难道你要一个个去打字吗？这样工作效率反而不高，正确的做法是，将性别这一列、部门这一列统统给做成下拉列表，从而提高工作效率。